Workshop Câu Chuyện Nhân Sự vừa qua thì ngoài những nội dung đã được trao đổi tư vấn bên trong group chat riêng của Workshop thì mình cũng nhận được nhều câu hỏi riêng của vài bạn trong Workshop. Qua các câu hỏi mình có vài suy nghĩ về cách chúng ta nhìn nhận và giải quyết vấn đề, nhất là đối với vấn đề Nhân Sự.
Để giải thích các ý này mình sẽ tóm tắt sườn bài của buổi đầu tiên trong Workshop để những ai đã tham dự cũng như những Thành Viên Hội Đồng khác chưa kịp tham khảo có thể nhìn nhận lại và đúc kết ra phương hướng cho mình.
Ở buổi đầu tiên ở workshop ,sau khi mình giới thiệu sơ lý do có sự tồn tại của cái group này, mục đích của mình và của workshop này là gì thì mình có dành ra vài phút để yêu cầu mọi người thực hiện một vài bước sau trước khi đi vào nội dung Workshop:
Các vấn đề đã được liệt kê có thể kể đến như:
- Không tuyển được nhân sự, nhân viên không gắn bó, đào tạo xong thì "bay", không biết cách tuyển người, không biết giao việc hay training sao cho hiệu quả….và hàng trăm các vấn đề khác mà bạn đang và sẽ gặp phải liên quan đến Nhân Sự. Đó là những vấn đề bạn muốn giải quyết sau khi kết thúc workshop này.
Mình đưa ra yêu cầu Liệt Kê Các Vấn Đề này vì một "tham vọng" rằng sau 2 ngày khi bước ra khỏi workshop, các bạn sẽ có thể biết cách để giải quyết vấn đề của mình. Mình không chắc các bạn có thể giải quyết được mọi vấn đề vì nó phụ thuộc vào kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm và cả tư duy của từng bạn. Ngoài ra không phải mọi vấn đề đều có thể giải quyết trong 1-2 ngày. Có vấn đề cần thời gian, cần lộ trình…Mình chỉ mong muốn rằng khi các bạn khi bước ra khỏi workshop thì các bạn đã phải có câu trả lời cho mình và đã tự biết cách để thực hiện hoặc giải quyết các vấn đề đó.
Ta chỉ có thể giải quyết vấn đề khi ta xác định được vấn đề và có lộ trình để giải quyết từng bước một. Mình không muốn các bạn rơi vào các trường hợp như khi các lớp học các lớp dạy làm giàu, lớp truyền động lực hoặc thậm chí các lớp của các "thầy" các "chuyên gia", các "master" theo kiểu toàn phân tích tính triết học sâu xa của vấn đề nhân sự nhưng để giải quyết từng vấn đề cụ thể thì dùng phương pháp nào, công cụ nào ? cái gì trước cái gì sau? thì hoàn toàn không biết. Nghe thì thấy sướng thấy hay nhưng về làm thì không biết bắt đầu từ đâu. Đó là điều mình không muốn xảy ra trong workhop này. Đó là lý do ngoài nội dung workshop mình còn có một group chat để tư vấn hỗ trợ và cung cấp các công cụ liên quan đến workshop.
Có bạn ghi mục đích là cải thiện tình hình kinh doanh. Có bạn thì mục tiêu là "đập đi xây lại từ đầu" một doanh nghiệp đã quá bệ rạc khủng hoảng. Có bạn thì muốn tái cấu trúc bộ máy, hoàn thiện bộ máy để mở chuỗi, để mở thêm chi nhánh, để tranh giành thị phần với đối thủ cạnh tranh. Có người chỉ muốn có bộ máy, con người, văn hóa doanh nghiệp vững mạnh để có thể thực hiện thêm nhiều ý tưởng về chiến lược sản phẩm, chiến lược định vị....
Đây là bước khá quan trọng vì nếu không có mục đích rõ ràng, ra ta sẽ không thể liên kết được các phương pháp, các công cụ hay các quy trình được hướng dẫn vào từng mục đích cụ thể. Tuy nhiên không phải ai bước vào workshop cũng có thể xác định được mục tiêu mục đích của mình một cách rõ ràng. Đó là lý do sau workshop vài tuần mình vẫn còn nhận được vài câu hỏi trong group riêng như:
- Em có nên mua máy chấm công? Có cần lý do chính đáng khi nhân viên xin nghỉ đột xuất? Có cần thuê kế toán riêng hay để sale tự nhập liệu vào phần mềm kế toán ? ….
Các câu hỏi trên cũng vì không có mục đích và không có lộ trình rõ ràng cho doanh nghiệp. Trong workshop ta được hướng dẫn tạo lộ trình cho nhân viên. Tại sao ta không có lộ trình cho chính công ty của mình ?
Mục đích máy chấm công là gì? Tại sao cần máy chấm công? Tại sai lại cần kế toán? Cần để làm gì? Nó có phục vụ lộ trình của doanh nghiệp không ?
Không ai có thể giúp người khác giải quyết vấn đề nếu người đó không tự nhìn thấy vấn đề, không tự thấy mục đích và đích đến của mình.
Yêu cầu thứ 2 này của mình tuy khá đơn giản nhưng không phải ai cũng làm được dù workshop đã kết thúc được vài tuần.
Trong workshop có bạn khi được hỏi về mục tiêu thì trả lời rằng: "Em muốn IPO, muốn lên sàn chứng khoán". Có thể một số bạn nghe qua cảm thấy viễn vông hay buồn cười, tuy nhiên mình nghĩ việc lên sàn được hay không quan trọng, quan trọng là bạn đó có mục đích rõ ràng. Và khi đã có mục đích thì sẽ có lộ trình có phương pháp cụ thể. Hiệu quả của nó sẽ rõ ràng hơn rất nhiều việc cứ mơ hồ không có mục đích mục tiêu rõ ràng.
Ít nhất ai cũng phải tự thấy được vài lý do, vài khuyết điểm, vài điểm yếu của mình ví dụ như:
- Em không có chuyên môn marketing nên em không biết giao việc, training nhân viên marketing như thế nào cho hiệu quả.
- Em chưa hề có khái niệm hay kinh nghiệm gì về quản trị kinh doanh nên không biết phải bắt đầu từ đâu sử dụng công cụ gì, hay phải học cái gì trước cái gì sau.
- Em nghĩ mình không đủ trình độ, không đủ tiền, không đủ các nguồn lực cần thiết để xây dựng đội ngũ hệ thống như em muốn.....
Yêu cầu thứ 3 này thực sự khó hơn nhiều so với hai yêu cầu trước. Phần lớn thường không biết mình thiếu cái gì nên mới tham dự Workhop, tuy nhiên những người liệt kê ra được lý do họ tìm đến workshop có nghĩa người đó đã có được một bức tranh tổng thể về doanh nghiệp của mình. Họ sẽ có câu trả lời, có phương pháp và có cách giải quyết các vấn đề về nhân sự nhanh và hiệu quả hơn.
Với thời lượng full 2 ngày của workshop và với khối lượng kiến thức mà nhiều người cảm thấy là "quá tài" thì chắc chắn sẽ không thể kể rõ từng trường hợp ,từng vấn đề, từng ví dụ về hệ thống hay nhân sự. Thế nên việc liệt kê được các yêu cầu ở bước thứ 3 này sẽ dễ dàng giúp mọi người liên kết được các vấn đề nhân sự mình gặp phải với các nội dung của workshop như phần Khái Niệm, phần Quy Trình, phần Công cụ và phần Case Study ở 2 ngày dài của workshop.
Mình đã không quá kì vọng mọi người có thể liệt kê hay trả lời được những yêu cầu này. Tuy nhiên các hạng mục được liệt kê chính là cái kim chỉ nam để ta có hướng đi, có hướng phát triển, có hướng xử lý các vấn đề về Nhân Sự mà mình sẽ liệt kê ở các bước sau.
Sau khi mọi người liệt kê 3 mục trên vào 3 trang của sổ tay thì mình mới tổng hợp và đưa ra nhiều khái niệm, nhiều kiến thức cơ bản liên quan đến Nhân Sự.
Nhân sự là một đề tài rất lớn. Nó liên quan đến nhiều quy trình nhiều phòng ban, nhiều khái niệm về quản trị.... Tuy nhiên workshop này không hướng dẫn những chiêu trò mà muốn mọi người có một lộ trình bài bản để có thể tự phân tích, tự nhìn nhận và tự có lộ trình để xây dựng hoặc giải quyết được các vấn đề nhân sự. Chính vì vậy ta chưa thể đi thẳng vào quy trình, vào công cụ, vào các trường hợp nếu ta không hiểu về các Khái Niệm liên quan đến nhân sự.
Các khái niệm được liệt kê ra để hướng dẫn giải thích đi từ những thứ cơ bản nhất như quy trình xây dựng doanh nghiệp, sơ đồ nhân sự, vai trò từng bộ phận từng phòng ban....sau đó đến các quy trình chiến lược. Từ định vị thương hiệu đến việc thiết kế trải nghiệm dịch vụ khách hàng. Tất nhiên là không thiếu được các quy trình quản lý nội bộ từng phòng ban....
Ví dụ: Bạn cứ mãi loay hoay tìm cách giải quyết vấn đề khi một nhân viên sáng tạo làm việc không còn hiệu quả, không còn động lực... Trong khi nếu bạn nắm được vai trò chuyên môn của Giám Đốc Nhân Sự rằng họ tuyển người người, dùng người dựa trên những tiêu chí gì thì có thể bạn đã không phải áp lực căng thẳng về nhân sự. Có thể bạn đã hiểu rằng: một nhân viên làm công việc sáng tạo chỉ hiệu quả tối đã là chừng 3 năm. Sau 3 là ...hết lửa, hết sáng tạo, hết động lực. Khi bạn biết rằng vài trò của một Giám Đốc Nhân Sự trong các công ty lớn chính là phải back up và thay thế một nhân viên sáng tạo trong vòng 3 năm. Rằng các công ty sáng tạo mỗi năm sẽ có 30% nhân sự mới đi vào và 30% nhân sự "hết lửa" đi ra để tìm môi trường mới....
Và khi bạn hiểu về vai trò của một giám đốc nhân sự là làm gì bạn sẽ biết chính xác mỗi nhân viên đang mang về bao nhiêu tiền mỗi ngày, mỗi giờ cho công ty. Bạn sẽ biết nhân viên nào chưa xứng đáng với số tiền đó, nhân viên nào cần back up, nhân viên nào cần nhân bản để tối ưu lợi nhuận và quyền lợi cho công ty, nhân viên nào cần phải bị loại thải càng sớm càng tốt.... Khi bạn hiểu các khái niệm, các vài trò cơ bản bạn sẽ đưa ra quyết định rất nhanh và quyết đoán chứ không phải vò đầu bức tóc để tìm cách giải quyết vấn đề. Hiểu các khái niệm và đánh giá đúng tầm quan trọng của kiến thức nền tảng thì bạn sẽ luôn ....thấy trước vấn đề, chứ không phải đợi vấn đề xảy ra rồi mới đi tìm chiêu trò để giải quyết.
Tương tự như vậy nếu bạn không hiểu vai trò của giám đốc tài chính là gì, giám đốc marting là gì, bạn không hiểu Văn Hóa Doanh Nghiệp là gì, Lộ trình xây dựng doanh nghiệp là gì. Bạn không biết sơ đồ doanh nghiệp của bạn đang dư đang thiếu cái gì... thì bạn sẽ không có lộ trình xây dựng nó. Bạn không biết mình sẽ làm gì, tiêu chí tuyển dụng ra sao, lộ trình giao việc training , đo lường hiệu quả thế nào....Hoặc thậm chí bạn sẽ không biết cái thứ cơ bản hơn rất nhiều đó là: Tiền đâu để xây dựng một đội ngũ phòng ban như mình muốn.
Còn vô vàng khái niệm cơ bản, những kiến thức nền tảng mà ta phải mất hơn 1 buổi để tìm hiểu trước khi đi vào các Quy Trình như tuyển dụng, phỏng vấn , training, giao việc, đo lường và cả đuổi việc và các công cụ. Nắm các khái niệm cơ bản cũng sẽ giúp ta có thể chọn công cụ quản lý phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Và ta cũng sẽ sử dụng chúng hiệu quả nhất, đúng yêu cầu nhất dù công cụ đó có đơn giản như là file excel, GGsheet, phần mềm CRM hay bất cứ phần mềm hay nền tảng gì ..
Thực tế là khi đi qua buổi hướng dẫn và phân tích về Công Cụ Quản Lý thì nhiều bạn đã ngồi "tố cáo" rất nhều phần mềm quản lý studio trên thị trường là ...lừa đảo. Công bằng mà nói dù nhiều phần mềm đúng là "trớt quớt" thật tuy nhiên cái lỗi lớn nhất chính là người mua. Chính các bạn đã không có khái niệm cơ bản, không nắm rõ quy trình của mình, không hiểu từng vai trò từng bộ phận cần cái gì, cần đo lường con số nào....thì dù có đưa cho các bạn phần mềm quản lý số một trên thế giới các bạn cũng không biết cách sắp xếp để sử dụng cho cho hiệu quả và phù hợp nhất.
Một Workshop 2 ngày - 4 buổi và ta chỉ có 3 tiếng đề tìm hiểu hết các khái niệm quan trọng trước khi bước vào Quy Trình và Công Cụ …thì việc liệt kê những yếu tố trên ở những trang đầu tiên sẽ là yếu tố rất quan trọng để bạn không bị lạc hướng và không quá tải bởi khối lượng kiến thức đồ sộ. Việc liệt kê các hạng mục trên giúp bạn có thể tự tổng hợp, tự liệt kê sắp xếp thứ tự ưu tiên để giải quyết và áp dụng sau khi workshop kết thúc. Việc liệt kê các hạng mục trên cũng là các để bạn có câu trả lời có các "case study" được mang ra mổ xẻ vào cuối workshop.
Hy vọng mọi người vẫn còn giữ sách vở để luôn tư duy về các vấn đề ta đã liệt kê, tư duy về các khái niệm chứa đựng bản chất của vấn đề. Giúp ta luôn có tư duy về hệ thống, về quy trình, về văn hóa doanh nghiêp.... Và đặc biệt các hạng mục ta đã liệt kê sẽ giúp ta luôn tư duy về mục đích và mục tiêu của ta dành cho doanh nghiệp.